Recouvrement : comment optimiser votre processus métier ?

Recouvrement

Le recouvrement de créances a un enjeu financier important sur la pérennité des entreprises. Les retards de paiement mettent en difficulté la trésorerie des entreprises qui sont susceptibles de ne pas pouvoir régler leurs propres factures à leur tour.

Selon une étude du Syndicat national des cabinets de recouvrement (ANCR), le délai moyen de retard de paiement en France était de 11,2 jours en 2017. Si les délais de paiement étaient respectés, la trésorerie libérée serait de 12 milliards d’euros annuels.
En moyenne, 56 milliards d’euros de créances restent impayés chaque année, ce qui correspond à environ 2% du PIB français.

Les enjeux du dispositif de recouvrement

Les impayés sont un véritable fléau et toutes les entreprises sont touchées par cette problématique. C’est pourquoi il est important de réagir au plus vite à un retard de paiement constaté pour pouvoir récupérer les sommes dues.

Une fermeture d’entreprise (TPE, PME et ETI) sur quatre est due aux retards de paiement.
Il apparaît primordial pour les entreprises de maîtriser leur chaîne de recouvrement de créances, au risque de faire faillite.

Dans le cadre de vos actions de recouvrement, vous devez faire face à certaines contraintes, notamment :

  • Mener le recouvrement dans le respect de la législation en vigueur ;
  • Ne pas dépasser les délais de forclusion qui sont relativement courts et fixés par la loi ;
  • Réaliser le moins d’actions de recouvrement possible afin de minimiser le coût de recouvrement ;
  • Scénariser et suivre le recouvrement pour pouvoir faire progresser correctement la procédure.

En tenant compte de ces contraintes, il serait plus simple d’optimiser la gestion de recouvrement en mettant en place quelques solutions adaptées telles que l’externalisation, l’automatisation et la dématérialisation.

Une palette de solutions pour gérer efficacement le recouvrement

  1. Externalisation de la gestion du courrier administratif

Le recouvrement de créances nécessite l’envoi d’un volume important de différents courriers (relances, mises en demeure) standards ou en LRAR, le tout dans le respect de la législation en vigueur.

Cependant, la gestion du courrier sortant en interne présente plusieurs inconvénients :

  • Cette tâche est chronophage et rébarbative.
  • Elle entrave la gestion d’autres priorités et mobilise du personnel.
  • Le coût réel d’un traitement en interne reste très élevé et les coûts masqués empêchent une visibilité claire.

C’est pourquoi il est utile d’externaliser et d’automatiser cette tâche de votre processus de recouvrement.

Faire appel à un prestataire externe c’est pouvoir s’appuyer sur des compétences et des savoir-faire que l’entreprise n’a pas en interne, elle est alors déchargée de tâches répétitives et pourra confier à ses collaborateurs des missions à plus forte valeur ajoutée.

Par ailleurs, en sous-traitant la production et l’affranchissement à une entreprise spécialisée, vous pourrez bénéficier de tarifs avantageux grâce à l’industrialisation de la production et la massification postale.
Vous gagnerez également du temps grâce à la gestion automatique des Plis Non Distribués qui sont systématiquement identifiés avec leur motif de non-distribution.

  1. Externalisation des encaissements

La gestion de vos flux financiers (chèques, TIP, traites…) représente un enjeu majeur.
Un prestataire extérieur peut prendre en charge toute la gestion administrative de vos paiements : réception, tri, numérisation, indexation, remise à la banque…
Cette externalisation permet d’optimiser considérablement les délais de recouvrement de créances et les coûts de traitement.

Vous bénéficiez par ailleurs d’une garantie de traçabilité et de sécurité de vos opérations.

  1. Automatisation

Un autre axe d’optimisation de vos processus de recouvrement : l’automatisation intelligente.
Vous pouvez paramétrer et automatiser l’envoi multicanal de vos différents relances soit par voie postale, par mail ou par SMS en fonction de l’importance du message ou du montant de la dette.

Certains logiciels de recouvrement comme GetCash ou KeenSaas sont connectés avec des plateformes de routage des partenaires éditique.
Cet interfaçage permet de transmettre immédiatement des notifications de retard de paiement, des lettres de relance et des mises en demeures facilitant ainsi le recouvrement amiable.

Par conséquent, vos collaborateurs ne subissent plus un goulet d’étranglement dû à la gestion manuelle.
Le processus de recouvrement devient systématique, le tout dans le respect de vos clients.

  1. Dématérialisation

La dématérialisation des processus métiers dans l’entreprise permets améliorer le recouvrement.

Par exemple, en mettant en place la facturation électronique, vous bénéficiez de visibilité sur la chaîne de facturation, de traçabilité de bout en bout et d’une garantie de la réception des factures à temps.
Ce suivi permet également d’être averti lorsque le délai de règlement arrive à son terme et vous pourrez agir plus rapidement au moindre retard du paiement.

Par ailleurs, lors du processus de recouvrement, certains courriers doivent obligatoirement être envoyés en recommandés.
Cela a un coût non négligeable.
Depuis peu, la Lettre Recommandée Electronique (LRE) possède la même valeur légale que le courrier recommandé classique.
Il est donc désormais possible de l’utiliser pour envoyer vos mises en demeures, le tout pour un coût de 30 à 50% moins cher.