Pourquoi externaliser la gestion du courrier ?

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La montée en puissance des nouveaux moyens de communication et la dématérialisation des échanges a contribué au déclin du courrier traditionnel.
Malgré cette baisse, le courrier résiste encore et occupe une place importante dans la gestion du quotidien administratif des organisations privées et publiques.

Cependant, ces dernières prennent de plus en plus conscience de la nécessité d’optimiser ce poste budgétaire et d’améliorer la productivité de leurs collaborateurs.

De la gestion interne à l’externalisation

Factures, bulletins de paies, quittances de loyers, convocations aux AG, relances, lettres simples ou recommandées, …
Combien de temps consacrent quotidiennement les entreprises à la mise sous plis et l’affranchissement de ces envois ?

La gestion du courrier représente une charge fastidieuse pour les collaborateurs, surtout si l’organisation n’est pas équipée de systèmes permettant d’automatiser les tâches chronophages (machine de mise sous pli, machine à affranchir, plieuse…).

Mais au-delà des contraintes telles que l’affectation du personnel à des tâches sans valeur ajoutée et l’investissement dans l’achat des équipements performants, le service courrier est aussi un poste de dépense conséquent en cas d’importants volumes.

Faire appel à un prestataire extérieur c’est pouvoir s’appuyer sur des compétences et des savoir-faire que l’entreprise ne possède pas en interne.
L’organisation pourra ainsi se recentrer sur des missions plus valorisantes dans le but d’atteindre des objectifs commerciaux.

Pour des gros volumes de courrier ou des opérations ponctuelles, l’externalisation est la solution la mieux adaptée, tant pour des raisons de coût que de qualité de service.

Afin de faire bénéficier aux entreprises des meilleurs prix, les prestataires en éditique pratiquent la massification postale.
L’idée est de regrouper les plis provenant de différentes sociétés pour les remettre à La Poste dans des caisses complètes préparées pour l’acheminement postal.

Cette mutualisation de tous les courriers est possible grâce à des machines de tri industriel. Elle permet au prestataire d’accéder aux tarifs Grands Comptes de La Poste.

Les économies constatées pour les entreprises varient de 20% à 40%. 

En confiant la production et l’affranchissement à une entreprise spécialisée, les sociétés gagnent en efficacité grâce, entre autres, à la gestion automatique des Plis Non Distribués (PND) qui sont systématiquement identifiés avec leur motif de non-distribution.

5 raisons d’externaliser la gestion de votre courrier :

  • Une productivité améliorée : la production, la mise sous pli, l’affranchissement et l’acheminement des courriers sont entièrement pris en charge par le prestataire ;
  • Une maîtrise du budget : les tarifs d’affranchissement négociés, pas d’investissement dans le matériel, pas de coûts masqués (achat et stockage des consommables…)
  • Suppression des erreurs liés au traitement manuel : doublon, pertes…
  • Une traçabilité des envois et le suivi en ligne
  • Des services complémentaires liés à vos courriers : traitement des AR et des PND, numérisation, archivage…