Outsourcing de la saisie des données : pourquoi, pour qui, comment ?

hands-on-keyboard-2148723_1920L’outsourcing n’est pas réservé uniquement aux grandes entreprises. Tout travail chronophage et qui n’apporte pas de rentabilité aux sociétés peut être confié à un prestataire extérieur. L’outsourcing, aussi souvent appelé BPO (Business Process Outsourcing), est devenu une tendance dans les entreprises en quête d’efficacité, agilité et qualité.

Les services tels que la saisie des données sont fortement propices à être externalisés car il s’agit d’un travail sans forte valeur ajoutée. Les opérations de saisie ne sont pas régulières car elles dépendent des pics d’activités. Cependant, elles sont systématiquement renouvelées. Cette partie variable de l’activité des organisations implique forcément une mobilisation irrégulière de personnel en interne.

La saisie des données, quésaco ?

C’est une opération consistant à intégrer manuellement des données dans des bases ou systèmes d’information par des opérateurs de saisie spécialisés. Ces données sont saisies à partir d’un support d’origine (par ex. documents papier, images…) au format de votre choix (fichiers structurés, base de données, applications web…).

La saisie manuelle peut être combinée aux technologies LAD/RAD lorsque la nature des données à saisir le permet afin de gagner en productivité et en fiabilité. Un contrôle systématique ou par échantillonnage peut être ajouté pour garantir la qualité du travail effectué.

Quels types de données confier pour la saisie ?

Plusieurs secteurs d’activités ont régulièrement recours à la saisie des données :

  • Cabinets d’expertise comptable (factures, notes de frais…) ;
  • Banque / assurance (chèques, rapports de sinistres) ;
  • Instituts de sondage (enquêtes et questionnaires) ;
  • Bailleurs sociaux (enquêtes OPS/SLS) ;
  • Grande distribution (cartes de fidélité, coupons de réduction, coupons de jeux concours…) ;
  • Tout type d’entreprise (enquêtes de satisfaction, annuaires papier, cartes de visites, formulaires, comptes-rendus des réunions…).

Quels bénéfices ?

L’outsourcing de la saisie de données constitue un vrai choix stratégique pour une entreprise. Il s’inscrit dans une modernisation des processus au profit d’une meilleure gestion administrative et de la performance des collaborateurs.

Cette externalisation permet à l’entreprise d’optimiser la productivité des collaborateurs et la qualité des prestations. L’entreprise qui externalise ses travaux de saisie bénéficie ainsi d’une main d’œuvre qualifiée et spécialisée, disponible immédiatement, selon ses besoins. Par conséquent, les collaborateurs libérés se recentrent sur des missions plus stratégiques et se focalisent sur leur métier, leurs objectifs.

Par ailleurs, les données saisies sont disponibles au format numérique rapidement, leur recherche est facilitée. L’entreprise gagne en agilité et en réactivité ce qui augmente nettement la satisfaction des clients.