3 bénéfices clés qui vont vous convaincre de passer à la Lettre Recommandée Electronique

envoi courrierLes nouvelles modalités de la Lettre Recommandée Electronique visant à assurer les mêmes garanties que le recommandé papier entreront en vigueur le 1er Janvier 2019. Le décret n° 2018-347 du 9 mai 2018 prévoit qu’à compter de cette date, la LRE utilisée auparavant uniquement dans le cadre d’envoi contractuel laissera sa place à tous les usages.

De nombreux avantages peuvent être apportés par le recommandé électronique. Voici pourquoi vous devez mettre en place la LRE dans votre organisation sans tarder :

  1. Réduire les coûts

L’envoi des recommandés papier est coûteux. En 2019, un recommandé papier jusqu’à 20 g coûtera 4,18 €, en tarif de base. Les tarifs grimpent ensuite en fonction du poids, d’ajout de l’avis de réception ou non et du montant de l’indemnisation forfaitaire en cas de perte ou d’avarie (R1, R2, R3). Quant à sa version électronique, le tarif varie entre 1,75€ et 3,00 € selon le poids des pièces jointes et la durée d’archivage du courrier. A cela se rajoute aussi des coûts cachés tels que le coût du papier, de mise sous plis… D’où un gain économique indéniable pour toute entreprise et d’autant plus, pour toutes celles qui génèrent de gros volumes de recommandés.

  1. Gagner en efficacité

La lettre recommandée électronique permet de décharger vos collaborateurs des taches sans valeur ajoutée. Finis la préparation fastidieuse et chronophage des courriers (impression, mise sous plis, affranchissement et déplacements à la Poste) ainsi que l’archivage des AR reçus.

L’envoi du recommandé électronique se fait en quelques clics et son acheminement est instantané. Grace au suivi en ligne permettant d’avoir l’ensemble des preuves réunies dans un seul endroit, vous gagnez du temps de façon significative.

Par ailleurs, selon le sondage IFOP/Neopost réalisé en 2016, « 7 cadres sur 10 (73%) disent préférer la lettre recommandée distribuée par voie électronique, plus rapide, plus facilement traçable et peu sujette à la perte versus le recommandé papier ».

  1. Garantir la sécurité et la force probante

En plus de ces avantages économiques et pratiques, la LRE a aussi une plus forte valeur probante qu’un courrier recommandé postal. A la clé : les vérifications de l’identité du destinataire, la réception par l’expéditeur de la preuve de dépôt avec chaque envoi, la certification du contenu lors de l’horodatage de chaque envoi. Il devient alors impossible d’opposer à l’expéditeur que le courrier était vide ou qu’il ne contenait pas certaines pièces jointes.

L’accord préalable qui doit être recueilli auprès du destinataire comprenant son adresse email permet également de garantir l’inopposabilité de la remise de la lettre au bon destinataire.